Une société doit générer du chiffre d’affaires pour survivre et se développer. Toutefois, les bénéfices ne sont pas les seuls éléments qui méritent l’attention des dirigeants. Ces derniers doivent également analyser le passif de l’enseigne afin de connaître le coût des activités. Dans la plupart des entreprises, la gestion des achats requiert la mise en place d’un processus adapté.
Pourquoi optimiser les achats en entreprise ?
Pour une PME, les achats représentent environ la moitié du chiffre d’affaires. En ce sens, ils pèsent lourd sur le passif de l’établissement. Pourtant, ces décaissements sont incontournables. Le dirigeant doit ainsi prendre les mesures adéquates afin de réussir sa gestion des achats. En adoptant une stratégie efficace, le chef d’entreprise arrivera à faire des économies et donc à maximiser les bénéfices.
Une bonne gestion des approvisionnements constitue un atout de taille pour les jeunes sociétés. Cela permettra de booster les capacités d’autofinancement de l’établissement. Même si les économies réalisées ne sont pas distribuées aux actionnaires, elles serviront à financer de futurs investissements. Cette liquidité supplémentaire donne les moyens de développer rapidement la structure. L’enseigne pourra également faire face aux aléas économiques ainsi qu’aux problèmes de trésorerie. Dans l’ensemble, elle arrivera à assurer sa survie, quelle que soit la conjoncture.
Bien entendu, il faut déjà songer à une stratégie cohérente pour atteindre cet objectif. Heureusement, plusieurs solutions se présentent aux managers. Quelques dirigeants se sont tournés vers des moyens de paiement modernes.
Comment optimiser les achats en entreprise ?
Mettre en place un processus d’achat efficace est incontournable pour éviter les dépenses superflues. Dans cette optique, le département des approvisionnements doit se baser sur des prévisions fiables. Les responsables estimeront les besoins de la structure en fonction de la saisonnalité des produits. En se fiant à ces estimations, il est possible d’anticiper les futurs décaissements et de définir un planning d’actions. Afin que les données récoltées soient cohérentes, de plus en plus d’entreprises utilisent des logiciels spécifiques. Ces derniers analysent l’écoulement des stocks pendant les mois précédents pour fournir une estimation. Quelques outils permettent également de répartir les responsabilités entre les intervenants, allant du comptable jusqu’aux magasiniers. À l’aide de ces utilitaires, on parvient à rationaliser la gestion des achats.
Le paiement des factures des fournisseurs peut aussi être effectué à l’aide d’une carte virtuelle. Cette solution octroie une meilleure sécurité si l’on doit régulièrement procéder à un paiement en ligne. Ce type de carte est lié à un portefeuille électronique sous le nom de l’enseigne. Toutes les transactions sont vérifiables. Cette nouvelle approche permet de mieux responsabiliser le responsable des achats. Puisque tous les achats réalisés peuvent être retracés, il doit suivre à la lettre les consignes données par le dirigeant. La transparence sera donc au rendez-vous et on peut rapidement identifier les détournements ou les malversations.