La gestion des ressources humaines connaît une transformation rapide, bouleversant les pratiques traditionnelles de gestion des documents et des données des employés. Dans ce contexte, le coffre-fort numérique RH s’impose comme une solution pour les entreprises soucieuses de sécurité, de conformité et d’efficacité. Voici quelques raisons pour lesquelles vous devez avoir un coffre fort RH numérique.
Sécuriser les données sensibles
L’implémentation d’un coffre fort RH numérique est primordiale pour protéger les données sensibles de votre entreprise.
Qu’il s’agisse d’informations financières, de fiches de paie ou de documents administratifs, ces données nécessitent un stockage sécurisé pour prévenir tout accès non autorisé.
Rester conforme à la loi
Les entreprises doivent se conformer à de nombreuses réglementations strictes concernant la protection des données sensibles et la transmission des documents administratifs aux salariés. Un coffre-fort numérique RH répond parfaitement à ces exigences.
En utilisant cette solution, les entreprises peuvent s’assurer de la conformité avec les réglementations en vigueur, car les documents ne sont plus envoyés par courrier ou par mail, mais directement déposés dans le coffre-fort électronique individuel de chaque salarié.
De plus, le bulletin de paie, lorsqu’il est mis à disposition sur le coffre-fort numérique du salarié, est considéré comme un document original et authentique, renforçant ainsi la sécurité et la légitimité des échanges.
Être en accord avec l’écologie
Le coffre-fort numérique est une solution éco-responsable qui permet à l’entreprise de renforcer ses engagements en matière de responsabilité sociétale des entreprises (RSE). En adoptant le coffre-fort électronique, l’entreprise réduit considérablement son impact environnemental de plusieurs façons.
Premièrement, la diminution drastique des impressions et de l’utilisation de papier contribue directement à la préservation des ressources naturelles.
Deuxièmement, la suppression des envois postaux entraîne une baisse significative des émissions de gaz à effet de serre associées aux transports.
En outre, l’utilisation d’un coffre-fort numérique permet de réduire l’utilisation des encres et des toners, qui sont souvent composés de substances chimiques potentiellement nuisibles pour l’environnement.
Améliorer la gestion des données
Contrairement au stockage physique, un coffre-fort numérique RH offre une accessibilité et une gestion des données nettement améliorées pour les salariés.
Les employés peuvent consulter et gérer leurs documents en quelques clics, peu importe l’heure ou l’endroit où ils se trouvent. Cette flexibilité est particulièrement avantageuse dans un monde professionnel de plus en plus mobile et décentralisé.
Avec un coffre-fort numérique, les documents tels que les fiches de paie, les contrats de travail et les relevés d’heures sont toujours disponibles, éliminant le besoin de chercher des papiers physiques ou de contacter le service RH pour obtenir des copies.
Les utilisateurs peuvent accéder à leur espace sécurisé depuis n’importe quel appareil connecté à Internet, qu’il s’agisse d’un ordinateur, d’un smartphone ou d’une tablette. Cette accessibilité multiplateforme garantit une utilisation fluide et continue, permettant aux employés de gérer leurs informations de manière autonome et instantanée.
En outre, le coffre-fort numérique simplifie la gestion des documents en offrant des fonctionnalités avancées telles que la recherche de texte intégral, le tri par catégories et la possibilité de marquer des documents comme favoris.
Les mises à jour et les ajouts de nouveaux documents par l’entreprise sont automatiquement synchronisés, garantissant que les employés ont toujours accès à la version la plus récente de chaque document.