La dématérialisation des documents administratifs et professionnels continue son chemin

Grâce à la nouvelle réglementation, les entreprises et administrations élaborent des solutions qui permettent de simplifier par exemple les procédures entre les salariés et avec les usagers. La dernière en date par exemple permet aux entreprises de dématérialiser le bulletin de paie habituellement envoyé ou remis en main propre au salarié.

C’est le 13 mai dernier qu’a été publié au journal officiel la loi de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures.
Le texte comprend plusieurs mesures basées autour de 4 idées directrices. La simplification des mesures :
– entre les administrations et leurs usagés
– entre les entreprises et leurs salariés
– concernant les règles des collectivités territoriales
– concernant les mesures en matière de procédures pénales

Après la célèbre déclaration d’impôts et la déclaration en ligne de la TVA pour les entreprises (télé-TVA), voilà qu’arrive le bulletin de paie électronique.
Au lieu d’adresser le bulletin au salarié, par courrier ou en main propre, il sera désormais possible pour les services de ressources humaines d’envoyer ces documents par mail, avec l’accord préalable du salarié. La possibilité sera offerte aux entreprises si elles sont toujours en mesure de respecter la règle obligeant les sociétés à conserver ces documents pendant au moins 5 ans dans leurs bases de données.
Les entreprises souhaitant utiliser ce nouveau mode d’envoi seront alors contraintes de protéger les données stockées en élaborant des systèmes de protections.
La question de la signature électronique est également évoquée et il sera nécessaire pour les entreprises d’élaborer des systèmes permettant l’authentification des mails.